De la Circular Externa No. 100-000002 y los informes no financieros ante la Superintendencia de Sociedades

A través del Diario Oficial 53.061 del pasado mes de marzo de 2025, la Superintendencia de Sociedades publicó la Circular Externa No. 100-000002, en adelante la “Circular”, mediante la cual, además de presentar los sujetos obligados y las fechas para la presentación de los informes no financieros ante esta, se sirvió de realizar un ajuste que no es menor: la supresión del Informe 42 - Prácticas Empresariales y la inclusión de un formulario adicional en el Informe 08 - Sostenibilidad, relacionado con gobernanza y que, en teoría, agrupa asuntos que antes se visibilizaban en el Informe 42, como informe voluntario por lo demás.

Adicional a ello, la Circular estableció que el Informe 58 - Oficiales de Cumplimiento, debe presentarse no sólo ante la designación o el cambio del oficial de cumplimiento del sujeto obligado (a la luz de los capítulos X y XIII de la Circular Básica Jurídica) sino, también, en el evento de remoción o renuncia, o cualquier circunstancia que genere la falta absoluta del oficial de cumplimiento. Ello, con el bemol de que debe realizarse en un plazo cierto contado a partir del último día hábil en que este desempeñó sus funciones e, inclusive, dispone que la persona obligada a llevar a cabo esta acción es el mismo oficial de cumplimiento antes de la terminación de su vinculación, de ser posible, o el representante legal del sujeto obligado.

Los ajustes previamente referidos no son menores y, por el contrario, suponen de ser relevantes de cara al quehacer dentro de las áreas de cumplimiento y la alta dirección de los sujetos obligados. No por el hecho de que sean muchos los cambios, que, de hecho, no lo son, sino porque presentan ajustes que revisten la necesidad de ser minuciosamente atendidos por los sujetos obligados, sumado a algunas dudas que me genera la Circular de su lectura literal, y que me sirvo de mapear a continuación:

1. ¿Debe presentarse el Informe 58 por remoción, ausencia o cualquier circunstancia que genere la falta absoluta del oficial de cumplimiento, aun cuando haya oficial de cumplimiento suplente previa y debidamente designado por el sujeto obligado, atendiendo las formalidades dispuestas para ello?

2. Al ser el Informe 08 - Sostenibilidad uno meramente voluntario para los sujetos obligados, como bien indica la Circular, ¿qué efecto material o palpable tiene para la vigilancia y el control de la Superintendencia de Sociedades su remisión por parte de los sujetos obligados que así lo consideren?

3. La Constancia Reporte de Sostenibilidad, a la luz del numeral 3.3. de la Circular, y más allá de las precisiones indicadas en virtud de las cuales se aduce que (i) no debe ser certificado ni dictaminado, (ii) debe ser suscrito por representante legal, y (iii) debe considerar el número de radicación de presentación del informe, ¿debe ser remitido mediante el correo electrónico habitual de recepción de comunicaciones de la Superintendencia de Sociedades?

4. Al final, y quizá la pregunta más relevante: ¿tiene algún efecto práctico, más allá del estadístico, que no es menor, por supuesto, para las funciones que desempeña la Superintendencia de Sociedades, la presentación de un cúmulo de informes que pueden desgastar el aparato corporativo de los sujetos obligados? ¿No sería mejor (y tal vez más eficiente para sujetos obligados y la misma entidad de vigilancia y control) su compilación en un solo informe o a través de medios más simples y expeditos?

En conclusión, la Circular supone la observancia de nuevas disposiciones (algunas vinculantes, otras no) para los sujetos obligados a la luz de la normativa que se expresa en el proemio de esta, y, en virtud a lo anterior, algunas preguntas que sientan base para ser revisadas en aras de la discusión respecto a los cambios más relevantes que en esta se presentan.

No es un tema menor y, por el contrario, obliga a los oficiales de cumplimiento, a las altas direcciones y, en general, a la estructura corporativa de los sujetos obligados, a estar muy alertas con lo que será el devenir del segundo y del tercer trimestre del año, periodo en el cual acaecen los plazos para la presentación de la mayoría de los informes. ¡Buena suerte!